INFORMACJA O TREŚCI ZAPYTAŃ ZŁOŻONYCH PRZEZ WYKONAWCĘ I ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIA:
Dotyczy: przetargu nieograniczonego na dostawę paliw na potrzeby WITD w Białymstoku (nr ogłoszenia w BZP - 365084-2013)
W dniu 13 września 2013 r. do Zamawiającego wpłynęły zapytania o treści:
Pytanie 1.:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych – mikroprocesowych kart paliwowych (odniesienie do SIWZ pkt. 1.5 rozdz. VI) i zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty:
- 0 zł netto za kartę nową,
- 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.),
- w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto?
W przypadku posiadania kart przez Zamawiającego Wykonawca po ewentualnym wyłonieniu w postępowaniu może odstąpić od wydawania kart, o ile obecne nie utraciły ważności i są kartami danego Wykonawcy.
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupów paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych, proponowane terminy wydania kart od przedłożenia wniosku/ zamówienia na karty oraz podane w pytaniu opłaty za karty.
Pytanie 2.:
Wobec załączonych do SIWZ istotnych postanowień umownych Wykonawca pyta, czy Zamawiający wyraża zgodę aby Wykonawca załączył do oferty projekt umowy, który może posłużyć Stronom jako podstawa ustaleń?
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
Zamawiający dopuszcza przedłożenie projektu umowy wraz z ofertą, pod warunkiem, że projekt umowy będzie zawierał istotne dla zamawiającego postanowienia wynikające z części XV specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem odpowiedzi na pytanie nr 6 tiret 2. Projekt będzie służył stronom jako podstawa ustaleń do ostatecznej treści umowy.
Pytanie 3.:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie i zaakceptuje, aby na etapie zawierania umowy została doprecyzowana właściwa nazwa regulaminu używania kart danego Wykonawcy (np. w sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy regulaminu Wykonawcy, tj. ……z dnia ……….. r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu regulaminu Wykonawcy)?
W przypadku braku akceptacji Zamawiającego wg powyższego wszelkie kwestie dotyczące kart, a nie uregulowane w istotnych postanowieniach umownych powinny zostać uregulowane we właściwej umowie, m.in. reklamacje jakie są wskazane w regulaminie Wykonawcy. W przypadku braku akceptacji Zamawiającego wg powyższego wszelkie kwestie dotyczące kart, a nie uregulowane w istotnych postanowieniach umownych powinny zostać uregulowane we właściwej umowie, m.in. reklamacje jakie są wskazane w regulaminie Wykonawcy, tj. : "W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres: ………..@......................, która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej." – czy Zamawiający wyraża zgodę na takie rozwiązanie?
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia do już właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych .
Pytanie 4.:
W odniesieniu do zapisów SIWZ (odniesienie do SIWZ pkt. 1.4 rozdz. VI) informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy (nie koniecznie działającej całodobowo) położonej najbliżej siedziby stacji modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć ewentualność jej modernizacji – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)?
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
Zamawiający dopuszcza możliwość tankowania w innej stacji należącej do Wykonawcy, jednakże czynnej całodobowo. Inspekcja Transportu Drogowego prowadzi działania kontrolne także w porze nocnej w czasie dni ustawowo wolnych od pracy.
Pytanie 5.:
Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia?
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia.
Pytanie 6.:
W odniesieniu do SIWZ, i zapisów istotnych postanowień umownych Wykonawca pyta czy Zamawiający wyraża zgodę :
- SIWZ pkt. 1.7 rozdz. VII oraz formularz pkt. 4.8 - aby odstąpić od konieczności wskazywania przy wykazie stacji paliw tytułu prawnego, na podstawie którego Wykonawca posiada daną stację (Wykonawca posiada ok. 1700 stacji akceptujących formę bezgotówkowego tankowania przy użyciu kart paliwowych, co do których koncesja - wymagana do złożenia oferty - stwierdza, że eksploatowane przez Koncesjonariusza stacje paliw - z wyłączeniem wskazanych w załączniku koncesji stacji – gwarantują prawidłowe wykonanie działalności koncesjonowanej, zatem przedkładanie dodatkowych dokumentów w opinii Wykonawcy stanowiłoby dodatkową pracę, której wykonanie nie jest możliwe na czas złożenia oferty, a zwłaszcza, że warunek Zamawiającego spełniony zostanie przez przedłożenie koncesji)?
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
W pkt. 1.6. rozdz. VI Zamawiający prosi o podanie wykazu stacji paliw jedynie na terenie miast: Białegostoku, Bielska Podlaskiego Łomży i Suwałk. Wykonawca nie musi ujmować do wykazu pozostałych stacji będących w jego posiadaniu. W wykazie należy podać jedynie formę posiadania stacji.
- SIWZ pkt. 1.6 rozdz. VI, oraz istotne postanowienia umowne pkt. 1.4 - aby dopuścić możliwość terminu płatności 14 dni od daty wystawienia faktury? Wykonawca wystawiając fakturę nie może w fakturze określić terminu płatności od dostarczenia, gdyż nie będzie znał faktycznego terminu otrzymania faktury przez Zamawiającego, na etapie jej wystawiania.
Wobec tego Wykonawca umożliwia elektroniczną fakturę, tzw. e-fakturę, która jest dostępna dla Zamawiającego niezwłocznie po jej wystawieniu;
Utrzymanie warunku Zamawiającego - 14 dni od daty otrzymania faktur - wyłączy Wykonawcy możliwość złożenia oferty.
W odpowiedzi Zamawiający wyjaśnia:
Zamawiający wyraża zgodę na termin płatności 21 dni od daty wystawienia faktury.
- SIWZ pkt. 1.7 rozdz. VI, oraz istotne postanowienia umowne pkt. 1.3 - aby doprecyzować na etapie zawierania umowy, że "Wykonawca będzie wystawiał faktury po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za dzień sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego."?
Odpowiedź:
Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie podanych powyżej zapisów na etapie ustalania treści umowy i jej zawierania.